Hoje vi uma entrevista de uma atriz dizendo que está com um projeto novo, mas ainda é segredo. Recebi também um convite para um curso que promete ensinar a pessoa a elaborar um projeto de vida glorioso. Nossa, parece até que quem não tem um projeto ou não está metido em um não existe, digamos assim, como “pessoa humana”.

Para o design e para a engenharia, o projeto é um registro técnico que permite que o objeto concebido possa ser reproduzido em escala. Mas há uma outra definição, mais genérica, que serve para o que quero discutir agora e se encaixa perfeitamente nos exemplos iniciais: Projeto é qualquer empreendimento temporário (com início, meio e fim) constituído unicamente para alcançar um objetivo. Sob essa ótica, fazer uma mala pode ser um projeto. Elaborar uma solução que envolva conhecimentos de design para resolver um problema qualquer também.

Como transito entre os dois lados do balcão, não raro ouço reclamações de clientes sobre designers que não cumprem prazos, que não são pontuais, que não conseguem se organizar quando estão tocando vários projetos ao mesmo tempo. Boa parte dessa fama é justificada, e não só para esses profissionais. O mundo está cada vez mais complexo, e se organizar no meio dessa confusão exige disciplina e método.

A disciplina depende de cada um, mas o método se chama gerenciamento de projetos. A lebre foi levantada em meados da Segunda Guerra Mundial, onde o mundo tinha que evoluir tecnologicamente com prazos apertadíssimos e muitos planos importantes e urgentes andando em paralelo. Fica fácil de entender porque a Marinha Americana e a NASA (aquela dos foguetes) foram tão importantes no desenvolvimento dessa área da administração.

A idéia principal do gerenciamento de projetos é que qualquer empreendimento temporário com objetivo definido (de qualquer área, inclusive design) possa se utilizar de ferramentas para aumentar a sua chance de sucesso. Mas o que é sucesso em um projeto? Essa parte eu adoro, olha só. Para um projeto ser considerado bem sucedido, as seguintes condições têm que ser atendidas:

1. Objetivos alcançados dentro do prazo previsto.

2. Orçamento respeitado.

3. Qualidade do produto entregue compatível com a especificada no escopo.

4. Realização de todas as etapas com segurança para os participantes.

5. Satisfação de todas as pessoas envolvidas no projeto.

A parte que eu mais gosto é a da satisfação de todos os envolvidos. Uma grande sacada, na minha opinião. Não dá para considerar nada bem sucedido se alguma parte saiu insatisfeita. Se o estagiário se sentiu explorado, se o cliente ficou um pouco decepcionado, se o designer esteve à beira de um colapso, se o resultado trouxe um lucro inferior ao estimado para quem o estava financiando, então é porque alguma coisa não funcionou como devia, não dá para se gabar.

E agora vem outra prática salutar: os relatórios de lições aprendidas! Consiste basicamente em registrar por escrito as falhas (sempre há, mesmo que o projeto tenha sido um sucesso) para evitá-las numa próxima oportunidade. De novo, a grande lição está em escrever o que se aprendeu para que as pessoas possam ter a oportunidade de compartilhar a experiência. Se fica na cabeça de um só, será sempre um mistério, pois cabeças são os lugares mais inacessíveis do universo.

Outra coisa muito legal é a recomendação para celebrar as etapas concluídas. O projeto como um todo pode não ser um exemplo, mas isso não impede a equipe de comemorar o que deu certo. Serve de incentivo, de reconhecimento pela conquista e para elevar o astral da turma. Não precisa ser nada demais, uma Coca-Cola com pão de queijo vira champanhe com caviar para quem está festejando o primeiro protótipo aprovado.

Uma parte muitíssimo importante e pouco praticada é o gerenciamento dos riscos. Por risco entenda-se qualquer evento que pode ou não ocorrer e impactar o seu projeto (para o bem ou para o mal). Gerenciar riscos consiste basicamente em pensar com antecedência o que fazer no caso de um desses eventos realmente vir a acontecer. Assim se aproveita melhor as oportunidades e se reduz o tamanho do estrago. Gente que perde arquivos importantes por falta de backup simplesmente ignora o gerenciamento de riscos (nenhum profissional deveria se dar a esse luxo).

Mas tem muito, mas muito mais além disso. Além dos riscos, tem que cuidar das comunicações, da integração entre as partes, dos recursos (humanos e financeiros), da qualidade, do escopo (não raro o cliente muda de idéia depois que a coisa está andando), da qualidade, dos prazos e do dinheiro. Ufa, não é mesmo para amadores.

Há tantas variáveis para se controlar, tantas áreas para gerenciar, tantas lições para aprender, que hoje há mestrados em Gerenciamento de Projetos praticamente no mundo todo e o PMI (Project Management Institute, criado em 1969 nos EUA) já congrega centenas de milhares de profissionais associados em 160 países.

O trabalho que dá gerenciar um projeto é diretamente proporcional à sua complexidade, e os designers não podem reclamar. Imaginem só a quantidade de abacaxis que o gerente do projeto da construção de um submarino nuclear ou uma usina hidroelétrica tem que descascar todo dia.

Acredito que conhecer pelo menos as ferramentas mais básicas pode ajudar muito designer a correr menos riscos, dormir mais tranqüilamente e resgatar a credibilidade no mercado. E a tomar um belo espumante com o cliente no dia da entrega final de um projeto de sucesso!