O blog www.design.com.br, onde também escrevo, decidiu publicar fotos de colunistas e leitores em seu local de trabalho. A coluna dessa semana trata de correspondências virtuais, e estava procurando uma imagem para ilustrar quando resolvi usar essa mesmo. Somos o Haroldo (meu assistente) e eu, trabalhando.

Segue a coluna que trata das boas práticas na web.

Mensagem para você

Acabei de receber mais um inacreditável e-mail de uma pessoa sem noção. Não, não é spam. É alguém que está insatisfeito na empresa onde trabalha e me manda seu currículo, perguntando se eu sei de alguma oportunidade. Não conheço o candidato, diz ele que um amigo comum me indicou. O currículo é até razoável, mas me recuso a indicar esse indivíduo por um motivo muito simples: ele mandou tudo isso pelo endereço de e-mail da empresa onde trabalha atualmente. O endereço para contato que consta no currículo também é o dessa empresa. Tenho certeza de que, na entrevista, o sujeito é capaz de jurar sobre a Bíblia que é uma pessoa extremamente ética. Como é que pode?

De que adianta a gente falar tanto contra a corrupção nesse país se todo mundo acha natural usar os recursos da empresa onde trabalha para fins particulares, inclusive contraditórios aos objetivos de quem paga o seu salário? Não seria mais sensato essa pessoa criar um endereço grátis no yahoo, hotmail, gmail e não depender nunca mais na vida de empresas e empregos para ser encontrado?

Tenho muitos amigos, pessoas legais, cujo contato perdi completamente quando eles se mudaram. Há alguns que se dão ao trabalho de avisar para todo mundo cada vez que trocam de emprego, informando o novo endereço de e-mail. Não consigo encontrar uma explicação razoável, afinal, são pessoas inteligentes, descoladas. Por que será que fazem isso?

Bom, vou aproveitar a deixa para fazer uma lista de boas práticas na web, uma espécie de movimento para conscientizar quem não está prestando muito atenção na sua correspondência virtual. A idéia é não deixar mais que as pessoas prejudiquem tanto a sua imagem (e da empresa onde trabalham) por pura distração (ou sei lá o quê).

Vamos lá:

1. Crie um endereço pessoal que independa de onde você trabalha para contatos extra-profissionais e mandar piadas, filminhos, fotografias e afins. É mais ético, mais justo, mais bacana.

2. Se tiver que mandar uma mensagem pessoal pelo endereço da empresa, não se esqueça de apagar o rodapé padronizado. Já recebi coisas completamente incompatíveis com a identidade da organização em questão. O pior é que o nome da empresa vai aparecendo conforme a corrente vai crescendo. Isso me faz lembrar que é importante apagar todo o lixo (incluindo endereços e comentários anteriores) que não faz parte da mensagem antes de encaminhá-la. Procure sempre prezar pela privacidade dos destinatários (use o recurso de ocultar endereços).

3. Se tiver que enviar uma mensagem de cunho profissional, por favor, use o e-mail da empresa com seu nome verdadeiro! Já recebi propostas comerciais e currículos de endereços constrangedores (ex: belzinha_fofax, vivi_fashion08, betofodao2 e por aí vai). Se a empresa tem um domínio, os negócios em nome dela devem ser coerentes com este endereço.

4. E-mails pessoais podem ter qualquer coisa no rodapé, desde slogans até figurinhas. Mas se você utiliza esse endereço para fins profissionais, convém evitar coisas como “Jesus te ama”, “Não sou um completo idiota porque faltam algumas partes”, “Odeio segundas-feiras”, “O amor sempre vence no final”.

5. Muita gente gosta de colocar uma figura, ou mesmo a marca gráfica da empresa no rodapé da mensagem. Isso é muito legal quando funciona, mas acontece que a gente não tem controle sobre as ferramentas de e-mail que nossos destinatários usam. Às vezes, a figurinha se transforma misteriosamente em papel de fundo repetida mil vezes e torna a mensagem impossível de ser lida. Nessas coisas, é melhor ser mais conservador para garantir a comunicação eficiente.

6. Evite mandar correntes com histórias esquisitas sobre ganhar dinheiro fácil, produtos que causam câncer, novo vírus Trojan e coisas assim. Se você não tem certeza se o que está escrito é realmente verdade, não contribua para que a praga se dissemine nas caixas de correio de seus amigos. Na dúvida, toda vez que receber algo dizendo que o McDonalds usa carne geneticamente modificada, consulte o índice de lendas urbanas (também conhecidos como hoax) em http://www.quatrocantos.com/LENDAS/index_crono.htm.

7. Não tem nada mais chato do que enviar uma mensagem para uma pessoa e ela não responder. Geralmente a caixa de entrada está tão lotada de bobagens que seu e-mail fica perdido lá no meio, esperando a hora de ser encontrado. Recebo mais de 200 e-mails por dia e respondo a todos que são diretamente enviados a mim (cerca de 30). Como? É só ter uma excelente e bem treinada ferramenta anti-spam, um pouco de disciplina e mais de um endereço (tenho um yahoo só para compras virtuais, cadastros, listas e outras coisas menos pessoais). A caixa de entrada deve ser limpa com freqüência e ter, no máximo, umas 10 mensagens (assuntos que ainda estão sendo tratados). Acostume-se a criar pastas organizadas por assuntos e a arquivar o que já foi resolvido.

8. A gente ajuda muito o nosso destinatário quando esclarece, já no assunto (ou subject), do que trata a mensagem. Nada mais confuso do que receber um “En:Re:Re:Re:Re:Bom dia”. Não é muito melhor “Alteração da proposta XY”?

9. Dê sempre uma revisada no português. Seus amigos podem achar engraçado e até preferir o “MSNnês” criptografado sem vogais. Já os clientes, melhor não arriscar.

10. Por mais interessante que seja a crônica ou texto que você tenha recebido, tente conferir, mesmo que seja pelo Google, a autenticidade da autoria. Há textos atribuídos ao Luís Fernando Veríssimo que só mesmo uma pessoa que nunca leu nada dele poderia acreditar. Há histórias que falam da religiosidade de Einstein completamente contraditórias com a sua biografia. Se você não tem tempo para conferir, poupe o tempo de quem vai ler também. Não é justo?

11. Utilize anexos apenas quando isso é absolutamente indispensável. Várias vezes tive que abrir um arquivo Word que tinha apenas um parágrafo escrito (por que a pessoa não colocou a informação no corpo do e-mail?).

12. Falando em anexos, se você não quiser que o arquivo anexado seja alterado, perca a formatação ou mude as fontes tipográficas, evite enviá-lo em formato Word. A empresa Adobe desenvolveu o formato PDF exatamente com esse objetivo. Você pode baixar o conversor de arquivos para esse formato gratuitamente acessando http://www.pdf995.com/download.html.

Quem tiver mais idéias e exemplos, seja bem-vindo para contribuir!

Lígia Fascioni | www.ligiafascioni.com.br